Financeiro > Despesas

1 ) Acesse sua Home :

2 ) Clique em "Financeiro" para expandir as opções:

Então, clique em "Despesas"

Nesse módulo, você poderá visualizar todas contas à pagar, e além de serem automaticamente lançadas aqui, quando de uma despesa originária do módulo de compras e do módulo de comissões que também gera uma despesa, aqui você poderá Cadastrar manualmente uma conta à pagar, Editar, Visualizar, Excluir, dar Baixa, Anexar arquivos para esta conta à pagar, e Gerar recibo de pagamento.

A regra geral é que, todas as contas à pagar geradas, serão aqui registradas neste módulo, atente-se para baixá-las quando a conta tiver sido paga, do contrário você poderá estar recebendo avisos de pendências através da integração com WhatsApp.

Como inserir manualmente uma conta à pagar?

Na imagem abaixo podemos observar que uma conta à pagar está lançada, ela pode ter sido gerada através do módulo de compra, do módulo de comissão ou então, manualmente a partir deste módulo, e é o que iremos fazer agora.

Partindo da tela acima, onde temos a "Área de gerenciamento de despesas", Clique em:

Botão +NOVA DESPESA que está no canto superior esquerdo da sua "Área de gerenciamento de despesas", e então um modal "Inserir Registro" surge na tela.

Nesta modal o que precisamos realizar é o lançamento da conta à pagar/despesa, para isso preencheremos os seguintes campos:

Descrição

Neste campo, informe uma descrição breve da conta à pagar/despesa, "Um acordo, Um procedimento de Negociação e etc...", ou até mesmo o nome do produto que você esteja comprando diretamente da pessoa, mas lembre-se, caso opte por comprar um produto, efetue a entrada do estoque com a grade correta para que este produto entre no local correto e mantenha seu estoque ajustado, para isso visite Produtos > Entrada de Produtos e nesse caso lançaremos uma conta à pagar para o aluguel de um boneco de propaganda, utilize esse módulo como um controle para sua gestão de contas à pagar/despesa.

Fornecedor

Se a conta à pagar/despesa refere-se a um pagamento à funcionário, então deixe esse campo sem selecionar, mas se é uma despesa para um determinado fornecedor, selecione um fornecedor que foi previamente cadastro, se não tiver feito, visite Cadastros > Fornecedores e cadastre-o.

Funcionário

Se a conta à pagar/despesa refere-se a um pagamento à fornecedor, então deixe esse campo sem selecionar, mas se é uma despesa para um determinado funcionário, então selecione-o aqui, se não possuir o funcionário significa que ele ainda não está cadastrado, nesse caso visite Cadastros > Funcionários e cadastre-o.

Valor

Informe o valor da negociação.

Vencimento

Informe o vencimento acordado entre as partes para que essa conta seja paga.

Frequência

Se não for uma conta à pagar que será paga através de recorrências, então deixe "Nenhuma", caso tenha recorrência, selecione a Frequência/Recorrência que foi previamente cadastrada através do módulo Cadastros > Frequências/Recorrências

Arquivo

Anexe o arquivo principal objeto da negociação, Um contrato, Uma Carta, Imagem, no entanto na própria conta à receber é possível anexar mais arquivos para controle de histórico da conta, para isso vide mais abaixo, Inserir > Ver Arquivos.

Feito isso, clique em : SALVAR

No lançamento da conta acima, estou alugando de "Dobby" um "Boneco para propaganda" no valor de "R$ 200,00" com vencimento em "31/12/2023" e terá frequência pois é um valor recorrente "Semanal" e abaixo anexei a imagem do "Boneco", e clicando em SALVAR, conferimos o resultado abaixo.

Conta à pagar/despesa lançada e a próxima, ou seja, a da recorrência semanal acontecerá o lançamento quando você efetuar a baixa desta, pois realizando a baixa você está informando ao sistema que já realizou o pagamento e espera a próxima recorrência, veja abaixo um exemplo de baixa da recorrência.

Veja após a baixa da recorrência acima, o lançamento da próxima recorrência na imagem abaixo.

Enquanto eu não acessar o registro que irá vencer, e edita-lo, ou seja, alterar no campo Frequência para que seja Nenhuma, o laçamento acontecerá conforme vimos acima, então neste caso, quero parar a recorrência, veja a imagem abaixo.

Acessarei a edição desse registro para alterar a frequência de "Semanal" para "Nenhuma". veja imagem abaixo

Ao clicar no botão de edição conforme imagem acima, a modal surge na tela, então, eu seleciono a Frequência para "Nenhuma", e então clico no botão SALVAR. veja imagem abaixo

O resultado disso conferimos abaixo.

E ao dar baixa nesta despesa que encontra-se em aberto, ou seja, ainda irá vencer, ainda assim efetuando a baixa, a recorrência não ocorrerá mais, pois editamos e retiramos a frequência antes "Semanal" e agora para "Nenhuma" veja na imagem abaixo

E confirmando em Sim, baixamos a despesa, e o resultado abaixo mostra que não há mais recorrências.

Como gerar um recibo da conta à pagar?

Você realizou o pagamento a uma determinada pessoa, baixou a despesa, ou seja, você está infomando ao sistema que liquidou aquela pendência, emita um recibo simples para a pessoa assinar.

Na imagem abaixo podemos observar uma conta à pagar liquidada, "Aluguel de boneco propaganda" com vencimento em "07/01/2024" então, iremos gerar um recibo deste pagamento, veja imagem abaixo.

Partindo da tela acima, onde temos a "Área de gerenciamento de despesas", Clique em:

Botão que está na coluna "Ações" da conta à pagar "Aluguel de boneco propaganda" com vencimento em "07/01/2024", e então um recibo surge na tela. veja imagem abaixo

O recibo acima poderá ser impresso em impressora térmica, ou outra impressora que possua, assim, após a assinatura, inclusive poderá anexar ao registro, uma foto por exemplo para seu controle ficar ainda mais digital e seguro.

Como Inserir / Ver Arquivos de uma conta à pagar?

Na imagem abaixo podemos observar uma conta à pagar liquidada, "Aluguel de boneco propaganda" com vencimento em "07/01/2024" então, iremos anexar um arquivo a este registro, veja imagem abaixo.

Partindo da tela acima, onde temos a "Área de gerenciamento de despesas", Clique em:

Botão que está na coluna "Ações" da conta à pagar "Aluguel de boneco propaganda" com vencimento em "07/01/2024", e então um modal surge na tela. veja imagem abaixo

E a título de exemplo, iremos anexar um recibo que emitimos no tópico acima, veja a imagem da modal preenchida abaixo.

Ainda em tempo, não colocarei validade do anexo, pois é um recibo, está assinado e portanto a validade eu utilizaria caso fosse um arquivo para o propósito de ter uma validade. Ex. Autorização, Prazo de Cobrança e etc...

Conferindo abaixo o arquivo anexado.

Caso queira olhar o arquivo em tamanho original, basta clicar na imagem igual a imagem abaixo está apontando.

E clicando sobre a imagem igual mostramos acima, a imagem expande na tela, veja abaixo.

Caso queira excluir o arquivo

1 ) O que temos que fazer é:

No ícone que tem como representação uma lixeira, clicamos nele para excluir o arquivo anexado, esta ação, por segurança, abre um popup para que seja confirmado a exclusão, bastando apenas confirmar em Sim

Como editar uma conta à pagar?

Na imagem abaixo podemos observar uma conta à pagar, "Compra Varinha mágica Dumbledore" então, iremos editar algum registro dela, veja imagem abaixo.

Partindo da tela acima, onde temos a "Área de gerenciamento de despesas", Clique em:

Botão que está na coluna "Ações" da conta à pagar "Compra Varinha mágica Dumbledore", e então um modal "Editar Registro" surge na tela.

Nesta modal poderemos realizar a edição de qualquer registro, a título de exemplo, altero o valor, de R$ 20.000,00 para R$ 21.100,00 mas preencho o valor 21100,00 dessa forma, me preocupo apenas em apontar a vírgula, e o sistema entende que temos duas casas após a vírgula e grava o valor correto na moeda R$ (Real Brasileiro) veja a imagem da modal aberta.

E clicando em SALVAR conferimos abaixo a "Área de gerenciamento de despesas".

Edição realizada, conta à pagar atualizada, ainda em tempo, vale lembrar que, neste caso, eu alterei o valor da compra, o que na prática impacta no meu produto e consequentemente o valor de custo e valor de venda, este exemplo aplicado tem o intuíto de apresentar o funcionamento do sistema.

Como visualizar uma conta à pagar?

Na imagem abaixo podemos observar uma conta à pagar, "Compra Varinha mágica Dumbledore" então, iremos visualizar o registro dela, veja imagem abaixo.

Partindo da tela acima, onde temos a "Área de gerenciamento de despesas", Clique em:

Botão que está na coluna "Ações" da conta à pagar "Compra Varinha mágica Dumbledore", e então um modal "Compra Varinha mágica Dumbledore" surge na tela.

A modal mostra todos os registros para sua conferência da conta à pagar de "Compra Varinha mágica Dumbledore".

Como excluir uma conta à pagar?

Na imagem abaixo podemos observar uma conta à pagar, "Compra de Adesivos da Sonserina" então, iremos excluí-la, veja imagem abaixo.

Partindo da tela acima, onde temos a "Área de gerenciamento de despesas", Clique em:

Botão que está na coluna "Ações" da conta à pagar "Compra de Adesivos da Sonserina"

No ícone que tem como representação uma lixeira, clicamos nele para excluir a conta à pagar, esta ação, por segurança, abre um popup para que seja confirmado a exclusão, bastando apenas confirmar em Sim

E clicando em sim, podemos observar abaixo o resultado.

Conta à pagar excluída, ambiente controlado.

Como dar baixa em uma conta à pagar?

Na imagem abaixo podemos observar uma conta à pagar, "Compra Varinha mágica Dumbledore" então, iremos baixar esta conta à pagar.

Você precisa estar ciente que ao efetuar uma baixa em uma conta à pagar, significa que você está confirmando que liquidou a dívida, portanto a mesma está quitada!

Partindo da tela acima, onde temos a "Área de gerenciamento de despesas", Clique em:

Botão que está na coluna "Ações" da conta à pagar "Compra Varinha mágica Dumbledore" e clicamos nele para baixar/liquidar a conta à pagar, esta ação, por segurança, abre um popup para que seja confirmado a baixa/quitação, bastando apenas confirmar em Sim

E clicando em sim, conferimos o resultado na imagem abaixo.

Podemos observar que a baixa aconteceu, e que, a conta à pagar "Compra Varinha mágica Dumbledore" agora inclusive um quadrado verde sinalizando ok.

Com isso, concluímos o menu Financeiro Despesas

E aí, te ajudamos com essas dicas?

Não esgotaremos esse assunto até que você consiga realizar o procedimento, então se ainda tem dúvidas,
Pergunte para nós botão do canto direito.